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Miércoles, 21 de Febrero de 2018

Cómo son los proyectos para "despapelizar" al Gobierno y desarmar la burocracia

por LUCÍA FORTÍN

Algunos gobiernos buscan deshacerse del papel y acercar a sus administraciones al mundo digital. Millones de documentos y expedientes que desaparecen en cuerpo físico, pero que permanecen en su versión más práctica. Qué dicen los que ya aplican el cambio.

(Buenos Aires - 09/02/2018) Burocracia, desorden, árboles caídos, menos espacio físico. Todo esto implica el papelerío. Y si se trata del Estado, se podría hablar de toneladas de piezas que solo ocupan lugar y no generan más que desorganización. Por esto, aparece la iniciativa de algunos gobiernos de encaminarse hacia la digitalización. Si bien muchos ya lo implementan, otros apuntan a ello, aunque sea en el futuro cercano. Desde el Ministerio de Modernización impulsan un programa de asistencia a municipios en esta materia. ¿Cuáles son los proyectos y qué beneficios acarrean?

Desde la cartera de Andrés Ibarra, se impulsa el proyecto País Digital, que ya cuenta con 2311 herramientas digitales implementadas en 900 municipios. El trabajo es en conjunto con gobiernos de toda la Argentina a los que se les ofrecen herramientas como guías de trámites, puntos de Wi-fi, hosting, tableros de gestión, entre otros.

"De a poco estamos yendo hacia una administración 100% digital, donde cada vez más trámites se realizan en línea, a distancia, sin la necesidad de presentar papeles de manera presencial y en un marco de total transparencia", comenta el ministro de Modernización, Andrés Ibarra, a El Cronista.

Asimismo, enumera los tres pilares en los que trabajan: incorporación de tecnología, modernización de los procesos internos, y capacitaciones a los empleados públicos. Agrega que el antecedente que toman como modelo es la Ciudad de Buenos Aires y todos los proyectos que se pensaron entre 2007 y 2015.

Los protagonistas
El Estado entrerriano se ahorró, por ejemplo, $ 2 millones anuales en relación a la impresión de recibos de sueldo. Es que una de las principales iniciativas que se planteó en 2015 la Secretaría de Modernización del Estado de esa provincia, fue digitalizar las un millón 700.000 copias que se imprimían al año, que implicaban más de 200 millones y medio de litros de agua para su producción y resultaban en 17 toneladas de papel.

"Como todo proyecto de modernización, el objetivo de despapelización de la administración pública tiene un enorme desafío cultural dentro de la organización estatal", dice a El Cronista Lucrecia Escandón, secretaria de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología de Entre Ríos.

En ese sentido, Escandón cuenta que, al plantearse la iniciativa en 2015, lo primero que hicieron fue realizar un diagnóstico sobre los organismos. Allí, evaluaron la utilización del papel como una problemática. El diagnóstico que se desprendió, según comenta, fue que la provincia genera 7000 expedientes mensuales, lo que implica un promedio aproximado de 175.000 hojas por mes, equivalente a una tonelada papel.

En Entre Ríos además participan del programa de Gestión Documental Electrónica, impulsado por el Ministerio de Modernización de la Nación.

Tal sistema, según cuenta el ministro Ibarra, funciona en todos los ministerios y en 82 organismos públicos. "Para su implementación, desde el inicio de la gestión y a través del Instituto Nacional de la Administración Pública, ya capacitamos a más de 150.000 empleados en el manejo de herramientas digitales", indica el ministro nacional.

Por otra parte, en la provincia de Entre Ríos diseñaron un proyecto de despapelización, para "darle un sentido social al papel blanco de descarte de las oficinas de la administración pública". En una iniciativa elaborada en conjunto con el sector privado, las organizaciones sociales y el Estado, se invita a los organismos públicos a que los trabajadores se pongan metas respecto de la recolección de papel.

Cada 15 días aproximadamente, un camión de la Dirección Provincial de Vialidad retira las cajas llenas de papel, que después serán llevadas a la papelera de la ciudad e intercambiadas por dinero. Finalmente, cada organismo se convierte en apadrinador de una organización civil, a la que se le otorgará mobiliario producido por la fundación de la empresa Qanta.

Por otra parte, el Poder Judicial de la Ciudad de Buenos Aires ya digitalizó 12 millones de imágenes en los últimos cuatro años y en 2017 se iniciaron 98.926 expedientes en el fuero Contencioso, según informa el sitio iJudicial. El jefe del Departamento de Información Judicial de tal organismo, Rodrigo Estévez Andrade, cuenta además la implementación de la firma digital, que responde al modelo que ya aplica el Gobierno de la Ciudad.

"El Código Único de Identificación Judicial (CUIJ) simplifica todo", manifiesta Estévez Andrade. Tal código funciona como identificador único de trámite judicial y, entre sus beneficios, facilita el seguimiento de los trámites multifuero y multiorganismo, y fomenta la transparencia de la gestión del Poder Judicial.

Camino hacia el progreso
Son varios los beneficios que mencionan los protagonistas de la digitalización. Entre ellos, Escandón, de Entre Ríos, habla del resguardo documental de la información pública, de su recuperación, de poner en valor el espacio de trabajo de los miembros de la administración pública -que muchas veces se encuentran hacinados por la cantidad de papelerío-, de la apertura y la accesibilidad de la información, de la agilización de los trámites y tiempos de respuesta al ciudadano, y del cuidado del medioambiente.

"Hoy, con los trámites a distancia, los argentinos se ahorran costos, traslados y, lo más importante, tiempo y esfuerzo. Sabemos que detrás de cada expediente, hay una persona y una familia esperando una respuesta", remarca el ministro Ibarra. A su vez, destaca el ahorro en gastos administrativos y de papel y menciona el caso de Compr.Ar, un sistema en línea para la compra de bienes y servicios del Estado donde los proveedores pueden ver las licitaciones, inscribirse y participar.

Gestión Compartida es una empresa que trabaja con organismos del Estado en sus procesos de digitalización. Entre una de sus labores más importantes, su jefa del Centro Documental, Cecilia Aquino, destaca el de la depuración de "1,5 millón de expedientes pertenecientes al Ministerio de Producción", que corresponden a 100.000 cajas contenedoras de archivo. "Por eso es necesario liberar espacio físico y ordenar los documentos para poder ordenarlos cuando sean necesarios", agrega Aquino.

"Permite un mayor control de los organismos públicos y fomenta la democracia", dicen desde Gestión Compartida respecto de la digitalización. Asimismo, adhieren que este proceso "mantiene a la población informada": "También es ahorro y eficacia, es exponencial el tiempo y recursos que se economiza en la búsqueda o realización de diferentes procesos al tener digitalizada la información".

¿Información en riesgo?
Una de las contraindicaciones de este tipo de procesos podría relacionarse con la seguridad informática de los documentos. Sin embargo, quienes están implicados en el tema no dejan de defender la digitalización y refutan este tipo de conjeturas ya que consideran que la información adquiere mayor seguridad de forma virtual.

Por ejemplo, Estévez Andrade explica: "El Expediente Judicial Electrónico tiene una auditoría interna. Todas las gestiones quedan registradas en una tabla de auditoría que se aloja en dos centros de cómputos distintos. Se trata de una tabla de auditoría inmodificable. Contamos con equipamiento de última generación". A su vez, defiende que el expediente firmado digitalmente "es inmodificable" y "es de doble seguridad". Además, alega que cuentan con backup diario, semanal, mensual y semestral.

En Gestión Compartida, cuentan: "Como proveedores, a nosotros se nos realiza un proceso de auditoría, donde se verifican la isla de edición, el data center, todos los sectores involucrados en el proyecto". En ese sentido, quienes realizan el trabajo de digitalización no pueden llevar consigo ni celulares, ni pendrives, ni bolsos, para evitar filtraciones de información.

No solo en el Estado
Desde Gestión Compartida destacan el trabajo que desarrollaron en el Hospital Central de San Isidro Dr. Melchor Ángel Posse. Allí, digitalizaron 130.000 historias clínicas, lo que equivale a 6,5 millones de imágenes para los pacientes. Lo hicieron con exámenes de laboratorio, imágenes clínicas, radiografías, entre otros. "Este avance produce un fácil acceso a cada una de las historias clínicas y las mismas están centralizadas. Se evita su extravío y pueden ser consultadas en el momento, sin pérdida de tiempo que puede ser vital", dicen desde la empresa.
Otros avances
Desde el Ministerio de Modernización, mencionan otros avances respecto de la digitalización como Trámites a Distancia, donde se pueden realizar 711 en línea -ya tiene 400.000 usuarios y más de 1,1 millón trámites hechos-; Compr.Ar, que ya tiene 16.000 proveedores; y Registro Civil Electrónico, que permite generar actas electrónicas y digitalizar las que están archivadas en papel.

Fuente: Cronista

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